тел. (926) 345-99-39 | e-mail:
Карта сайта

Kyocera управляет бумажным документом

Интервью с Тариком Алхаурани- директором по развитию бизнеса Kyosera.


Какие решения в области документооборота востребованы сегодня на рынке?

 Сегодня бизнес развивается в новой плоскости. На рынке уже мало организаций, которым нужно просто распечатать или отсканировать документ. Компании про­изводят огромное количество документов, и их потребности в администрировании документооборота постоянно растут. В зависимости от задач востребованы различные решения. Финансовым структурам компаний-заказчиков важно инструменты контроля и учета совокупной стоимости печати, позволяющие получать данные в виде удобных отчетов, т.е. соотнести стоимость отпечатка (включающую и косвенные затраты) по пользовате­лям, департаментам и затратным центрам. Банки, управляющие и страховые компании — основные пользователи программных решений Kyocera, выполняющих функции биллинга.

 Решения по безопасной печати — одни из самых востребованных на рынке, они необходимы почти для любой структуры и индустрии. Это связано с политикой конфиденциальности многих компаний и с тем, что в офисах распространена работа на сетевых устройствах. В использовании сетевых машин есть большой смысл, и мы побуждаем людей совместно использовать устройства, когда это возможно. Однако в зависимости от типа организации или бизнеса использование сетевого устройства может создать проблему безопасности. Поэтому такие организации нуждаются в решениях по безопасности печати. Такие решения входят в функционал самих устройств Kyocera. Например, во многих принтерах и МФУ Kyocera стандартно приветствует функции Private Print Kyocera.

 В продуктовом портфеле компании Kyocera существует множество решений по обеспечению безопасности, которые могут быть реализованы в виде систем авторизации по картам доступа или пин-коду. Важно отметить, что поддерживается широчайший диапазон стандартов карт заказчиков, что делает интеграцию подобных решений от Kyocera «безболезненной» и не требует существенной модификации существующей „пропускной“ системы организации.

 Возросший интерес к электронному документообороту рождает интерес к управлению и оптимизации таких стадий документооборота, как сканирование, распознавание и распределение отсканированных документов. Решения Kyocera позволяют создать удобную систему автоматической дистрибуции по коммуникационным центрам, почтовым серверам, файловым и факсовым серверам и электронным архивам заказчиков.

 Существуют ли комплексные решения, которые помогают не только решать конкретные калачи, ни н оптимизировать весь документооборот?

 Комплексные решении по оптимизации документооборота уже завоевали американский и европейские рынки, и сегодня они приходят в Россию. Услуги по управлению документооборотом МDS — это комплекс мер и решений, которые помогают постоянно оптимизировать документооборот компании, повышать производительность сотрудников и существенно сокращать затраты на печать, тем самым увеличивая свою конкурентоспособность. MDS, предоставляемая Kyocera. — индивидуализированный проект по работе с устройствами, программным обеспечением и сотрудниками.

 Как происходит процесс внедрения услуг но управлению документооборотом?

 Процесс реализации MDS Kyocera представляет собой некий цикл, в котором отчетливо выделяются пять фаз (оценка, проектирование, внедрение, управление оптимизация).

 Сначала специалисты Kyocera проводят качественный анализ существующих процессов и инфраструктуры печати у клиента. Анализ включает в себя все факторы, влияющие на организацию документооборота, такие как количество и месторасположение устройств, задачи, объем печати, затраты на печать и т.д.

 На основе этого исследования формируется комплексный проект по модернизации документооборота (фаза 2), разработанный по индивидуальным потребностям конкретного офиса. В ряде случаев предлагается замена настольных устройств сетевыми, установка контроля над цветной печатью, перераспределение устройств с целью решения проблемы перегруженных или недоиспользованных аппаратов.

 Нa стадии внедрения (фаза 3) происходит поэтапная инсталляция оборудования, программного обеспечения, замена устаревших или ненужных устройств. Кроме того, проводим тренинги для пользователей.

 После стадии внедрения новую систему и инфраструктуру берем под контроль для оценки эффективности существующего проекта (фаза 4). А стадия оптимизации (фаза 5) гарантирует постоянное обновление и улучшение процессов документооборота в связи с изменяющимися потребностями офиса и появлением новых задач.

 

Каковы преимущества внедрения данной системы по сравнению с обычной установкой печатных устройств в офисе?

 Прежде всего стоит отметить, что комплексный подход к решению задач документооборота по своей сути является всеобъемлющим решением. Вы берете пол контроль все задачи документооборота, т.е. оптимизация: происходит не по отдельным функциям либо департамен­там, а в рамках всей организации, ее филиалов.

 Данный подход всегда дает экономическое преимущество. Ведь затраты на документооборот — это существен­на статья расходов любого офиса, от 3% до 5% от чистой прибыли компании. Внедряя разработанные Kyocera интеллектуальные решения MDS Kyocera, мы гарантируем сокращение затрат на печать наших клиентов до 30%. Иногда эта цифра бывает намного больше, если документооборот офисе бесконтролен и не существует никаких политик по использованию печатных устройств.

 Сокращение расходов может происходить за счет сокращения расходных материалов, сокращения или изменения самих устройств, снижения затрат на обслуживание и поддержку, потребления энергии, внедрения политик использования устройств и автоматического поддержания заданных параметров.

 MDS предоставляемый компанией Kyocera, дает полную экономическую прозрачность в отличие от обычного администрирования парка печатных устройств.

 Еще одним существенным преимуществом использования MDS является увеличение производительности сотрудников. Если речь идет о большом офисе, то ручная работа, связанная с администрированием устройств несколькими сотрудниками, может быть сведена к очень простой работе с программой. Поэтому трудозатраты сократятся в разы. В работе с устройствами пользователи смогут повысить производительность, автоматизируя многие задачи, избегая простоя и повторных работ.

 

Для какого бизнеса выгодно использовать MDS-ус­луги?

 MDS может быть внедрен абсолютно в любой компании, от огромных организаций до малою бизнеса (везде, где есть потребность в оптимизации, даже если это одно устройство). Клиенты из различных индустрий пользуются нашими услугами MDS Kyocera — это банки, ритейл, производственные компании. образовательные учреждения и др.

 

Каким образом компания может перейти на MDS? Это «безболезненный» переход для парка существующих устройств? Какие существуют модели внедрения?

 Переход на MDS максимально «безболезненный». Мы не заставляем наших клиентов выбросить все существующее оборудование из офиса и поставить туда Kyocera. Замена устройств может происходить постепенно, по мере вывода из эксплуатации старых. Все принтеры и МФУ Kyocera интегрируются в любую рабочую среду и могут работать с устройствами других брендов.


Как понять, что компании нужны услуги но управлению документооборотом?

 Затраты на поддержку инфраструктуры печати и документооборот очень сложно идентифицировать, т. к. они обычно разделены по разным отделам, и, помимо прямых расходов, существует множество косвенных. Всем менеджерам мы советуем просто обратить внимание на эти затраты и попробовать их посчитать.

Источник: CNEWS

31.08.2011, 4528 просмотров.